Eine Empfangskraft (manchmal auch als Verwaltungsassistent/-in) ist eine Person, die verschiedene Verwaltungsaufgaben wahrnimmt, einschließlich der Entgegennahme von Telefonen und der Erteilung von Informationen an die Öffentlichkeit und Kunden. Empfangskräfte sind oft die ersten Mitarbeiter, mit denen die Öffentlichkeit oder der Kunde Kontakt hat. Sie sind dafür verantwortlich, einen guten ersten Eindruck für die Organisation zu hinterlassen, was den Erfolg der Organisation beeinflussen kann.
Die Empfangskräfte tun normalerweise Folgendes:
Telefonanrufe entgegennehmen, durchsehen und weiterleiten
Begrüßen Laufkundschaft und andere Besucher und begleiten sie zu bestimmten Zielen
Zur Sicherheit des Büros beitragen, indem sie helfen, den Zugang der Besucher zu überwachen
Informationen oder Dokumente über einen Computer, per Post oder Fax erhalten oder versenden
Andere administrative Unterstützungsaufgaben durchführen, wie z.B. das Führen von Terminkalendern
Kopieren, Ablegen und Pflegen von Dokumenten und Aufzeichnungen
Sammeln, Sortieren, Verteilen und Vorbereiten von Post- und Kuriersendungen
Bearbeitung und Vorbereitung von Reisegutscheinen oder anderen Dokumenten
Obwohl einige Aufgaben den meisten Rezeptionisten gemeinsam sind, unterscheiden sich ihre spezifischen Verantwortlichkeiten je nach ihrer Arbeitseinrichtung. Zum Beispiel können Empfangsmitarbeiter in Krankenhäusern und Arztpraxen die persönlichen und versicherungstechnischen Daten der Patienten sammeln und die Patienten in das richtige Wartezimmer leiten.
Am Hauptsitz eines Unternehmens können sie Besucher begrüßen und die Planung des Sitzungssaals oder des gemeinsamen Konferenzbereichs verwalten.
In Schönheits- oder Friseursalons arrangieren sie Termine, leiten Kunden zum Friseur und können als Kassiererinnen dienen.
In Fabriken, Großunternehmen und Regierungsbüros können Empfangsmitarbeiter Ausweise für Besucher ausstellen und Begleitpersonen organisieren, die die Besucher zum richtigen Büro bringen.
Die Mitarbeiter von Bus- und Bahngesellschaften beantworten die Anfragen von Fahrgästen zu Abfahrten, Ankünften, Haltestellen und anderen damit verbundenen Angelegenheiten.
Die Empfangskräfte benutzen das Telefon, Computer und andere elektronische Geräte. Trotz der weit verbreiteten Verwendung von Voicemail oder anderen automatisierten Systemen nehmen viele Empfangsmitarbeiter immer noch Nachrichten entgegen und informieren andere Mitarbeiter über die Ankunft oder die Absage von Terminen der von Kunden.
Wenn sie nicht beschäftigt sind, wird von den Empfangsmitarbeitern in der Regel erwartet, dass sie anderen Verwaltungsangestellten bei einer Vielzahl von Büroarbeiten helfen.